Verwerkersovereenkomst (VOK)
Versie 1.4, laatst bijgewerkt op 14 augustus 2026.
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de privacy policy en de algemene voorwaarden. Door gebruik te maken van Faturi gaat de gebruiker akkoord met deze overeenkomst.
Artikel 1: Partijen en rollen
- De gebruiker (de ZZP'er of onderneming die Faturi gebruikt) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
- Faturi (product van Zenrai) is verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de gebruiker.
Artikel 2: Doeleinden van de verwerking
Faturi verwerkt persoonsgegevens van de eindklanten van de gebruiker uitsluitend om:
- factuurdocumenten te genereren met de door de gebruiker aangeleverde gegevens;
- deze facturen per e-mail naar de eindklant te versturen;
- betaal- en herinneringsprocessen rond die facturen te ondersteunen.
Het gaat hierbij uitsluitend om de gegevens die strikt nodig zijn: de naam en het e-mailadres van de eindklant. Faturi gebruikt deze gegevens niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze nooit.
Artikel 3: Beveiligingsmaatregelen
Faturi treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor al het dataverkeer;
- versleuteling van gevoelige persoonsgegevens (o.a. adressen, telefoonnummers, bankgegevens en klantgegevens) in de database zelf, uitsluitend toegankelijk via de beveiligde applicatielaag;
- gehashte wachtwoorden (bcrypt) en bescherming tegen brute-force via rate limiting;
- toegangsbeperking: gebruikers kunnen uitsluitend hun eigen data inzien;
- validatie van inkomende webhooks (handtekening-/secret-controle);
- hosting binnen de Europese Unie.
Artikel 4: Subverwerkers
Faturi schakelt de volgende subverwerkers in. De gebruiker geeft hiervoor toestemming door het gebruik van de dienst:
| Subverwerker | Doel | Verwerkte gegevens | Bewaartermijn | Land |
|---|---|---|---|---|
| Mollie B.V. | Betalingen en betaallinks voor het Faturi-abonnement (Zenrai's eigen account) | Betaalgegevens (niet door Faturi opgeslagen) | Zolang Mollie dit voor de betaling zelf nodig heeft; Faturi bewaart alleen de betaalstatus | Nederland (EU) |
| Resend | Versturen van e-mail (facturen, herinneringen, systeemmails) | E-mailadres + factuur als bijlage | Kort, alleen voor aflevering, geen langdurige opslag bij Resend | Verenigde Staten (EU-modelcontractbepalingen) |
| 360dialog | WhatsApp Business API | WhatsApp-nummer + berichtinhoud | Zolang nodig voor aflevering; Faturi zelf bewaart berichtmetadata, geen berichtinhoud voor analyse | Duitsland (EU) |
| Anthropic PBC | Automatische interpretatie van WhatsApp-berichten tot factuurgegevens (Claude API) | Berichtinhoud: klantnaam, bedrag, omschrijving, eventueel adres/e-mailadres van de eindklant | Niet gebruikt voor modeltraining; verwerkt alleen ten behoeve van het genereren van de respons | Verenigde Staten (EU-modelcontractbepalingen) |
| Mollie B.V. (Mollie Connect) | Betalingen op facturen van de eindklanten van de gebruiker (alleen indien de gebruiker zijn eigen Mollie-account koppelt) | Betaalgegevens van de eindklant (niet door Faturi opgeslagen) | Zolang Mollie dit voor de betaling zelf nodig heeft | Nederland (EU) |
Faturi informeert de gebruiker bij voorgenomen wijziging of toevoeging van een subverwerker, zodat daartegen bezwaar gemaakt kan worden.
Anthropic en Resend verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (Verenigde Staten). Faturi heeft hiervoor verwerkersovereenkomsten met deze partijen waarin passende waarborgen (EU-modelcontractbepalingen) zijn vastgelegd.
Bijzondere positie van Mollie Connect. Bij de laatste rij in de tabel hierboven treedt Faturi op als technisch doorgeefluik tussen de gebruiker en zijn eigen, zelf gekoppelde Mollie-account. Voor de betaalgegevens van zíjn eindklanten die via die koppeling lopen, is de gebruiker zelf verwerkingsverantwoordelijke, niet Zenrai. Deze functie staat bij het schrijven van dit document nog uit (achter een feature-vlag) totdat de benodigde Mollie Partner-goedkeuring binnen is.
Artikel 4a: De boekhouder-koppeling
Een gebruiker kan, via zijn eigen account, een boekhouder koppelen. Deze koppeling geeft de boekhouder alleen-lezen toegang tot de facturenadministratie van de gebruiker: naam en e-mailadres van diens eindklanten, en de factuurgegevens zelf (bedrag, omschrijving, status, datum).
Deze koppeling wordt uitsluitend door de gebruiker zelf gelegd en weer ingetrokken. Faturi verstrekt deze toegang op instructie van de gebruiker (de verwerkingsverantwoordelijke), niet op eigen initiatief. De boekhouder ontvangt de gegevens als derde partij op aanwijzing van de gebruiker; de afspraken tussen de gebruiker en zijn boekhouder over die gegevensverstrekking vallen buiten deze overeenkomst tussen de gebruiker en Faturi.
Faturi treedt bij deze koppeling niet op als verwerker van de boekhouder en heeft geen verwerkersovereenkomst met de boekhouder als zodanig. Faturi faciliteert uitsluitend de technische toegang die de gebruiker zelf inricht. De boekhouder heeft geen toegang tot overige persoonsgegevens van de gebruiker (WhatsApp-gespreksgeschiedenis, teamuren, instellingen) en kan niets aanmaken, wijzigen of verwijderen.
Trekt de gebruiker de koppeling in, dan vervalt de toegang van de boekhouder onmiddellijk. Faturi bewaart geen aparte kopie van wat een boekhouder heeft ingezien.
Artikel 5: Meldplicht datalekken
Faturi meldt een geconstateerd datalek binnen 48 uur na constatering aan de gebruiker, met alle informatie die de gebruiker nodig heeft om te voldoen aan zijn eigen meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.
Artikel 6: Geheimhouding
Faturi verwerkt de persoonsgegevens vertrouwelijk en deelt ze niet met andere derden dan de in Artikel 4 genoemde subverwerkers, tenzij een wettelijke verplichting daartoe noodzaakt.
Artikel 7: Verwijdering van data na einde overeenkomst
Na beëindiging van de overeenkomst (opzegging of accountverwijdering) verwijdert Faturi alle persoonsgegevens van de gebruiker en diens eindklanten binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet. Uitgezonderd van deze verwijderingsplicht zijn factuurgegevens, die Faturi als verwerker namens de gebruiker (verwerkingsverantwoordelijke) bewaart conform diens eigen wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Faturi bewaart deze gegevens uitsluitend voor dit doel.
Faturi verwerkt een versleutelde (gehashte) representatie van het KVK-nummer en het IP-adres van de gebruiker zelf voor fraudepreventie bij proefperiodes. De versleutelde KVK-gegevens zijn na verwijdering van het account niet meer herleidbaar tot de gebruiker en vallen daarmee buiten de reikwijdte van deze verwerkersovereenkomst als persoonsgegeven. IP-gerelateerde gegevens worden na maximaal 90 dagen verwijderd.
Artikel 8: Toepasselijk recht
Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.